مبلغ کل سبد خرید

0 تومان

سبد خرید شما خالی است یا موجودی محصول مورد نظر شما به اتمام رسیده است

مشاهده سبد خرید
0  

اتاق کنفرانس تاثیر زیادی بر مهمانان اداری می‌گذارد. دکوراسیون این فضا هم می‌تواند موجب القای حس نشاط و بروز ایده‌های خلاقانه شود و هم قادر است با ایجاد یک فضای ناراحت و خسته‌کننده، افراد را کاملاً از موضوع مورد بحث منحرف کند؛ بنابراین، اگر تمایل دارید که مشتریان و مراجعان، شما را تا مدت‌ها به یاد داشته باشند ادامه این مطلب را از دست ندهید.

آنچه در ادامه می‌خوانید، راهکارهایی ساده و مؤثر است به منظور ایجاد فضایی راحت و تاثیرگذار در هر اتاق کنفرانسی.

استفاده از تجهیزاتی متناسب با نیاز ارباب رجوع در اتاق کنفرانس
استفاده از تجهیزاتی متناسب با نیاز ارباب رجوع در اتاق کنفرانس

نیازهای ارباب رجوع را در نظر بگیرید


قطعاً شما هم می‌خواهید که افراد حاضر در اتاق کنفرانس تا حد ممکن احساس راحتی کنند و در عین حال فضایی باز برای جابجایی دست و پا و حتی راه رفتن در اختیار داشته باشند.

همچنین، مساحت اتاق کنفرانس باید به اندازه‌ای باشد تا مراجعه‌کنندگان تصور کنند که این فضا برای حضور آنها طراحی شده است. با این وصف بهتر است تعداد افرادی که معمولاً در جلسات شرکت می‌کنند را تخمین بزنید و ضمن در نظر گرفتن اتاقی مناسب برای آنها، میزی با ظرفیت کافی خریداری کنید.

افزون بر این، صندلی‌ های مورد استفاده در اتاق کنفرانسباید مطابق با اصول ارگونومیک و قابل تنظیم باشد تا امکان استفاده از آنها برای افراد مختلف فراهم شود.

انتخاب میز کنفرانس مناسب
انتخاب میز کنفرانس مناسب

یک میز مناسب انتخاب کنید

شکلمیز کنفرانس مشخص‌کننده نوع چینش صندلی‌ها خواهد بود. به طور کلی سبک‌های متنوعی برای چینش صندلی‌ها در یک اتاق کنفرانس وجود دارد.

برای مثال، فرم U شکل به افراد اجازه می‌دهد تا ارتباط بصری بیشتری با سخنران برقرار کنند، در حالی که چینشی شبیه سالن‌های تئاتر یا کلاس‌های درس از بیشترین فضای ممکن استفاده می‌کند و در نتیجه می‌تواند افراد بیشتری را نیز در خود جای دهد. البته این سبک معمولاً فضای چندانی برای تردد حضار باقی نمی‌گذارد.

در مجموع پیش از تصمیم‌گیری درباره این مقوله بهتر است تعداد افراد، مسا حت اتاق کنفرانسو نوع ارتباط مطلوب میان حضار و سخنران را در نظر بگیرید.

انتخاب فضای مناسب برای اتاق کنفرانس
انتخاب فضای مناسب برای اتاق کنفرانس

یک اتاق مناسب انتخاب کنید

در حالت ایده آل، اتاقکنفرانس باید در جایی قرار گیرد که میزان حواس پرتی و عدم تمرکز به حداقل برسد. به عنوان مثال، یک فضای نزدیک به دفتر مدیر عامل بسیار مناسب خواهد بود، اما یک فضای نزدیک به لابی اصلی که مورد استفاده تمام کارکنان است، برای اتاق کنفرانس چندان مناسب به نظر نمی‌رسد.
 

همچنین استفاده از رنگ دیوار مناسب می‌تواند در نحوه عملکرد افراد حاضر در جلسه تاثیر قابل توجهی بگذارد. برای مثال، اگر بخشی از دیوارهای اتاق کنفرانس را به رنگ آبی درآورید، کابران به احتمال زیاد احساس آرامش و دلپذیری خواهند داشت. در مقابل رنگ قرمز برای دیوارهای اتاق کنفرانس که افراد حاضر در آن به تمرکز و آرامش زیادی در هنگام صحبت کردن نیاز دارند، انتخاب نامناسبی است. همچنین رنگی که انتخاب می‌کنید باید با نام تجاری و تصویر لوگوی شرکت شما نیز سازگار باشد.

نورپردازی اتاق کنفرانس
نورپردازی اتاق کنفرانس

در نورپردازی اتاق کنفرانس دقت کنید

 

ورود نور طبیعی از طریق پنجره‌ها به اتاق کنفرانس علاوه بر صرفه‌جویی در مصرف انرژی موجب القای حس تازگی و نشاط نیز می‌شود. با این حال برخلاف اتاق خواب، بهتر است که پنجره‌های اتاق کنفرانس به‌وسیله پرده‌هایی غیرشفاف پوشانده شوند تا از ایجاد مناظر خیره‌کننده که موجب حواس پرتی می‌شوند، جلوگیری شود.

همچنین در اواسط بعد از ظهر، تابش آفتاب به درون اتاق کنفرانس نوری خیره‌کننده ایجاد می‌کند که موجب کلافگی و خستگی چشم مراجعان می‌شود.

افزون بر این، بهتر است موارد زیر را هنگام نورپردازی اتاق کنفرانس رعایت کنید:
 

  • اجتناب از نورپردازی موضعی
  • استفاده از لامپ‌هایی با کمترین گرمای تولیدی
  • استفاده از رنگ روشن برای دیوارها
  • به‌کارگیری لامپ‌های OLED برای نورپردازی اتاق کنفرانس بزرگ
انتخاب یک نمایشگر مناسب برای اتاق کنفرانس
انتخاب یک نمایشگر مناسب برای اتاق کنفرانس

انتخاب یک نمایشگر مناسب


صفحه نمایش در اغلب اوقات نقطه کانونی اتاق جلسات است، بنابراین باید در انتخاب آن دقت شود. این نمایشگر باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا تمام افراد حاضر در اتاق چه دور و چه نزدیک بتوانند تصاویر را به طور واضح مشاهده کنند.

همچنین این صفحه نمایش باید در فاصله مناسبی از مخاطبان خود قرار گیرد تا تصاویر به شکل پیکسلی مشاهده نشوند. افزون بر اندازه نمایشگر و فاصله آن، میبایست یک ویدئو پروژکتور و پرده نمایش نیز برای اتاق کنفرانس در نظر گرفته شود.

اگر نمایشگر بر روی دیوار نصب شود، پرده نمایش نیز می‌تواند در بالای آن قرار گیرد تا هر دو وسیله در یک نقطه کانونی واقع شوند.باید گفت که این تجهیزات لوازم جانبی دیگری نظیر کابل، کنترل و بلندگو نیز به همراه دارند و باید به‌گونه‌ای قرار گیرند که دست و پا گیر نباشند.

ارائه امکانات


همان طور که پیش از این نیز اشاره شد، مهمانان باید تا حد امکان احساس راحتی کنند؛ بنابراین، استفاده از یک یخچال کوچک در اتاق کنفرانس، به‌طوری‌که تمامی افراد حاضر در اتاق به آن دسترسی داشته باشند و در هر زمان بتوانند نوشیدنی مورد نیاز خود را فراهم کنند، ایده بسیار خوبی است.

همچنین، استفاده از میز کنفرانسی که فضایی برای نگهداری لوازم اضافی افراد مانند کیف و پرونده‌های مختلف داشته باشد، انتخاب مناسبی است. قرار دادن یک یا دو سطل زباله در اطراف اتاق کنفرانسهم بسیار مهم است.

یک طراحی سازگار با زمینه کاری
یک طراحی سازگار با زمینه کاری

یک طراحی سازگار با زمینه کاری


هرچند خلاقیت خوب است اما اصالت از آن بهتر است. بهترین اتاق‌های کنفرانس  آنهایی هستند که با دکوراسیون، چینش و حتی رنگ‌های به کار رفته در خود معرف زمینه کاری باشند.

برای مثال، اگر همچون شرکت‌های بزرگ دنیا برای کسب و کار خود یک رنگ خاص را در نظر گرفته‌اید، در صورت امکان باید از این رنگ به شکل غالب در اتاق کنفرانس استفاده نمایید. اگر در زمینه مبلمان یا طراحی دکوراسیون فعالیت می‌کنید اتاق کنفرانس شما باید با بهترین محصولات ممکن تجهیز شود.

شرکت‌های صنعتی باید از اتاق‌هایی با امکانات پیشرفته برخوردار باشند. به طور کلی می‌توان گفت اتاق کنفرانس شما نشان‌دهنده سابقه و مهارت شما در یک زمینه کاری است.

پیش از جلسات یک تست اجرا کنید


در رویدادهای مهم مانند جلسات کاری، آمادگی بسیار مهم است. این که در برخورد نخست با مهمانان به هیچ وجه دست و پای خود را گم نکنید و با آرامش و طمأنینه آنها را به سمت اتاق راهنمایی کنید، نشان از حرفه‌ای بودن شما دارد.

در این بین نقش کارکنان نیز تعیین‌کننده است و همگی باید پیش از ورود مراجعان کاملاً توجیه و به وظایف خود آگاه شوند. افزون بر این، چینش درست وسایل، دسترسی آسان به آنها از سوی تمامی افراد، وجود فضای کافی برای تردد افراد در اتاق کنفرانس، سالم بودن صندلی‌ ها و قابلیت تنظیم آنها، عملکرد صحیح سیستم نورپردازی، نمایشگر، ویدئو پروژکتور، بلندگوها و سیستم تهویه مطبوع نیز از موارد مهم در یک کنفرانس اداری هستند.

با این وصف، تمرین این موارد پیش از ورود مهمانان می‌تواند به تسلط بهتر شما بر شرایط بیانجامد.

کلیه حقوق این مطلب متعلق بهخوگر است
avatar

امتیاز شما

 سوالی دارید!؟ 021-61098

khooger
telegram